O plano de ação é uma ferramenta que orienta os gestores e as equipes na execução de tarefas para alcançar metas, mas ele só funciona dessa forma se for desenvolvido estrategicamente.
Ele mostra todos os passos necessários em direção às metas que o negócio pretende alcançar. Uma empresa que queira fazer mais investimentos em marketing para alcançar bons resultados comerciais, tem como foco aumentar o faturamento.
Investir em marketing é uma das ações que vão ajudar a companhia a alcançar o que ela pretende, mas nesse trajeto, ela deve determinar os gastos que terá e outros elementos que fazem parte do processo, além de escolher um responsável.
O plano de ação é uma metodologia prática e eficiente que os profissionais liberais usam para organizar as atividades pessoais e suas próprias carreiras. Mas só consegue bons resultados se ele for bem elaborado.
Toda a equipe precisa compreendê-lo e enxergar o passo a passo que descreve e este artigo vai mostrar como fazer isso.
Entenda o conceito de plano de ação, como essa metodologia funciona e veja algumas dicas para colocá-lo em prática.
O que é plano de ação?
Plano de ação é uma ferramenta que mostra por meio de tópicos todas as ações necessárias para alcançar o objetivo e existem diversos modelos e ferramentas que ajudam a construí-lo.
O objetivo da organização é dividido em diferentes tarefas, organizadas de maneira cronológica, determinando aspectos como:
- Profissionais responsáveis;
- Tempo de execução;
- Recursos necessários;
- Orçamento.
A ferramenta é muito usada e existem aplicativos e sistemas que ajudam a elaborá-la e a compartilhar as responsabilidades.
Funcionamento do plano de ação
Para montar seu plano de ação, um fabricante de gerador de energia 1500 watts precisa compreender seu funcionamento. Ele envolve um objetivo definido, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.
A primeira coisa que precisa ser feita é definir um objetivo para o plano, ou seja, o que o negócio quer alcançar e onde quer chegar. Depois é necessário fazer um planejamento para definir as atividades e os responsáveis pelas etapas.
O planejamento também mostra os recursos que serão usados, as estratégias, cronograma e riscos, além de criar metas de curto, médio e longo prazo.
Na etapa de execução, tudo o que foi planejado será colocado em prática e os profissionais precisam estar cientes de suas responsabilidades e os recursos que a empresa oferece.
Se a etapa de planejamento foi devidamente elaborada, fica muito mais fácil chegaram ao processo de execução, respeitando as condições do cronograma e os recursos estipulados.
Uma empresa de poda de coqueiro de jardim precisa acompanhar seu plano de ação por meio dos indicadores adequados para se certificar de que os resultados esperados foram alcançados.
O monitoramento ajuda a identificar desvios e erros, além de ajudar a criar alternativas que solucionem os problemas rapidamente.
Por fim, a última etapa do plano de ação é o encerramento, mas isso não significa que o trabalho terminará por aqui. Na verdade, a equipe vai avaliar o sucesso da estratégia e gerar dados para projetos futuros.
Benefícios do plano de ação
Essa ferramenta traz excelentes resultados para a corporação, mesmo que o intuito seja organizar as ações do gestor.
Um de seus principais benefícios é a possibilidade de dividir as metas em etapas menores, o que torna a execução mais factível e traz até mesmo ganhos para o aspecto emocional dos profissionais.
Obter pequenas vitórias ao longo do caminho é engajador e os colaboradores se sentem no controle do que estão fazendo, ao mesmo tempo em que conseguem lidar melhor com as dificuldades e desafios.
Existem ações mais urgentes e necessárias do que outras nas diferentes fases do negócio e todas precisam ser mapeadas para que o gestor possa determinar a ordem de execução, o que otimiza o plano, evita retrabalhos e reduz atrasos.
Um fabricante de cortina rolo motorizada pode escolher o profissional mais competente para cada função, e isso acontece por causa da segmentação das tarefas.
A companhia vai escolher a equipe de acordo com suas especialidades e consegue deixar esclarecido para os colaboradores quais são suas responsabilidades, com quem eles vão trabalhar e as etapas necessárias para o sucesso das execuções.
Tudo isso aumenta o senso de comprometimento com o trabalho em equipe. O plano de ação também pode ser usado em tarefas recorrentes na da companhia e as ferramentas ajudam nesse processo.
Existem aplicativos que ajudam a criar times diferentes, determinar quem serão os responsáveis por conduzir as ações, quais tarefas devem ser realizadas e replicar o modelo para novos contratos.
Como elaborar um plano de ação
Para fazer um bom plano de ação, uma empresa de wifi e internet precisa entender quais são suas etapas, sendo elas:
1. Determinar um objetivo
A primeira coisa que precisa ser feita é determinar um objetivo, ou seja, aquilo que a organização pretende alcançar.
Para isso, existem algumas ferramentas que podem ser usadas, como no caso da SMART, PDCA e 5W2H.
2. Planejar as ações
Com o objetivo em mente, chegou o momento de determinar as ações necessárias para executar o projeto.
Supondo que o negócio queira dobrar as vendas, um dos requisitos mínimos é levantar as necessidades da companhia, como contratar profissionais, trocar maquinário, investir em marketing, entre outras possibilidades.
3. Listar as etapas
A organização vai pensar no que é necessário para alcançar seu objetivo, criando uma lista de tarefas com seus respectivos prazos, sempre de maneira realista e apontando o responsável pela realização de cada uma.
Toda a equipe precisa estar envolvida nesse processo, além de ciente de suas responsabilidades. O gestor deve oferecer fácil acesso ao documento e se houver alguma tarefa mais complexa, deve ser dividida em trabalhos menores.
Para uma companhia que oferece pacote de plano família internet, dividir o que deve ser feito em tarefas menores torna o trabalho muito mais fácil de executar e gerenciar.
O plano de ação precisa conter tarefa, pessoa responsável e prazos finais, além disso, é possível fazer versões mais completas com diferentes etapas de um objetivo detalhadamente.
4. Executar e monitorar as ações
Nessa etapa, é indicado usar planilhas tradicionais do Excel, aplicativos que apontam a produtividade, a agenda Google ou qualquer outro sistema.
Cada vez que uma etapa for finalizada, o monitoramento vai se encarregar de mostrar quando a próxima fase se inicia e garantir a realização do cronograma.
5. Definir os milestones
Milestones, também conhecidos como marcos, são processos menores que resultam no objetivo principal.
Para uma fábrica de roupas de bebê, a vantagem de utilizá-los é porque conseguem manter a motivação da equipe, mesmo que o prazo final esteja distante, além de evitar a procrastinação por parte dos profissionais.
6. Identificar recursos necessários
A companhia precisa contar com todos os recursos necessários para realizar um bom plano de ação. Se a empresa não tiver essas ferramentas, pode criar um plano para adquiri-las primeiro, uma vez que isso envolve o orçamento.
Vale a pena incluir uma coluna no plano de ação para registrar os custos de cada uma, caso seja necessário.
7. Registrar o plano de ação
Depois de levantar todas as informações, é necessário registrar o plano para que seja fácil visualizá-lo. O propósito é criar um documento que esclareça para a equipe todas as etapas e que será compartilhado com todos.
Um dos processos mais usados para isso é o gráfico de Gantt. Para elaborá-lo, basta usar ferramentas online que trazem templates prontos e fáceis de editar, como o Google slides.
Independentemente do formato que uma confecção de uniforme jeans feminino vai usar, é indispensável que o plano de ação inclua tarefas, recursos necessários, responsáveis e prazos.
8. Monitorar e atualizar o plano
A equipe pode demorar um tempo para se acostumar com o plano de ação e segui-lo, tanto é que alguns processos devem ser adaptados ao longo do processo, exatamente por conta dessas dificuldades.
O ideal é acompanhar os indicadores e ajustar o fluxo de trabalho, de acordo com as demandas que vão aparecendo. Ao final, a companhia pode comparar as expectativas iniciais com os resultados obtidos.
Para uma escola de curso de massagista profissional, é uma forma de entender o quanto progrediu e o que pode ser melhorado.
Considerações finais
O plano de ação traz resultados expressivos que otimizam os gastos, melhoram o relacionamento com o cliente e aumentam as vendas. Também pode ser usado para embasar as ações de marketing.
Seguindo o passo a passo mostrado neste conteúdo, a corporação vai organizar as tarefas, escolher os profissionais certos para executá-la e alcançar seus objetivos com mais facilidade.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
