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Fluxograma de processo: o que é?

Sumário do Post

Fluxograma de processos é uma ferramenta usada para representar os processos de uma empresa por meio de desenhos. Eles são criados com formas geométricas, setas e descrições para documentar as atividades de maneira fácil e simples.

Algumas organizações têm problemas com a falta de processos definidos e não existem etapas para a realização dos processos internos. O fluxograma é uma ferramenta que facilita o dia a dia e resolve esse problema.

Com ele, a organização vai registrar visualmente todas as etapas que devem ser seguidas para a realização de uma ação, facilitando o dia a dia de trabalho e aumentando a produtividade dos colaboradores.

As organizações precisam averiguar constantemente a eficiência das tarefas realizadas internamente, se isso não for feito, a empresa estará em desvantagem em relação aos seus concorrentes.

Sendo assim, é necessário ser capaz de diagnosticar falhas nos procedimentos e corrigi-las para desenvolver o negócio e o fluxograma ajuda nesse sentido. Mas para aplicá-lo, o gestor precisa saber tudo sobre seu funcionamento.

Este artigo vai explicar o conceito de fluxograma de processos, sua finalidade de uso e irá mostrar algumas dicas para utilizá-lo.

O que é fluxograma de processos?

Fluxograma de processos nada mais é do que a representação gráfica dos processos internos da companhia. O objetivo é permitir uma observação por meio de desenhos para entender a sequência das atividades.

Isso acontece por meio de formas geométricas, descrições breves, símbolos e setas, sendo uma documentação fundamental que vai funcionar como guia para os profissionais. 

Usar um fluxograma para isso é muito mais simples, evita erros e facilita o repasse para os funcionários.

Um salão de beleza especializado em dia da noiva pode usar esse recurso que já existe há mais de um século e adaptá-lo com características modernas.

O fluxograma de processo foi desenvolvido em 1921, nos Estados Unidos, por um casal que representava os membros da sociedade de engenheiros mecânicos.

Atualmente, para criar o fluxograma de processos, os usuários podem trabalhar com programas simples, como o Word e PowerPoint ou até mesmo usar papel e caneta.

Serventia do fluxograma de processos

A ferramenta mostra por meio de formas visuais o andamento dos processos, assim, o recurso possui duas serventias.

Uma delas é fazer a gestão do conhecimento, tendo em vista que alguém pode herdar responsabilidades de outra pessoa dentro da empresa. Quando isso acontece, o ideal é determinar processos de trabalhos bem detalhados e de forma didática.

Com isso, novos membros entram no processo operacional com mais facilidade. A equipe deixa de perder tempo com otimizações e consegue seguir com as atividades.

Com a entrada de um novo membro para a equipe, caso a empresa não utilize o fluxograma de processos, seria necessário voltar atrás para mostrar como as coisas são feitas.

Dentro de uma serviços de cabeamento estruturado, a segunda servente do fluxograma é analisar os processos para identificar problemas e possíveis melhorias.

As atividades precisam ser muito bem desenhadas para que gestores, analistas e funcionários identifiquem pontos de atenção presentes na rotina.

Isso ajuda a compreender onde o erro está acontecendo e a localização do ponto que tem potencial de melhoria, ao fazer isso, a organização garante entregas mais produtivas.

Benefícios do fluxograma de processos

Documentar a rotina da empresa em determinada atividade é fundamental para que ela seja feita como deve ser, independentemente da mudança no quadro de funcionários.

Quando um profissional sai da equipe, é comum que os processos o acompanhem, mas se eles forem devidamente registrados, fica mais fácil passar para o novo colaborador os passos necessários para a realização do processo.

A documentação também é uma forma de evitar erros, tendo em vista a padronização das etapas. Esses benefícios da documentação de processos são importantes, mas quando se trata do fluxograma, a maior vantagem é o fato de ser visual.

Ao utilizá-lo, uma empresa de higienização de almofadas utiliza símbolos padronizados e qualquer pessoa consegue entender. Também é um recurso que ajuda a identificar erros e a encontrar pontos que podem ser melhorados.

Dicas para fazer o fluxograma de processos

Antes de mostrar como elaborar a ferramenta, é necessário entender que existem diferentes tipos de fluxograma, mas os mais comuns são o simples e o funcional.

No fluxograma simples, é possível ter uma visão simplificada do processo, mas também inserir pontos importantes para a tomada de decisão.

Quanto ao fluxograma funcional, os processos são divididos entre as áreas da empresa, algo que deve ser aplicado para as atividades que envolvem várias equipes em que todos precisam conhecer seu papel.

Tendo isso em mente, fica muito mais fácil elaborar o fluxograma, para isso, uma empresa de aferição de instrumentos de medição precisa seguir estas práticas:

Listar as atividades do processo

É necessário mapear o processo para compreender seu passo a passo, assim, é preciso entender o que inicia o fluxo e quais são as fases para que ele chegue até o fim, e então refletir sobre as atividades e fazer uma lista.

Também é importante pensar sobre a natureza das ações e responder algumas perguntas importantes para entendê-las. Alguns pontos de compreensão são:

  • Se exige tomada de decisão;
  • Grau de complexidade da tarefa;
  • Se depende apenas de um colaborador;
  • Possíveis tarefas de interligadas.

Saber essas informações vai facilitar a escolha da ferramenta e ajudar a implementar o fluxo com mais simplicidade.

Escolher uma ferramenta

É possível fazer o fluxograma com o papel e caneta ou utilizando softwares específicos. Qualquer plataforma que permita inserir formas geométricas e escrever é suficiente para trabalhar com a metodologia.

Uma empresa de limpeza e conservação predial pode usar papel e caneta, Word, PowerPoint, Canva e ferramentas voltadas para o desenho de fluxogramas, como a LucidChart, que possui versões gratuitas para desenhos menos complexos.

Montar o fluxograma

Depois de criar a lista de atividades e escolher a ferramenta, é preciso escolher o momento de montar o fluxograma. O responsável pela montagem precisa selecionar o ícone que corresponde a cada atividade, mas não é necessário usar todos os símbolos.

O mais importante é que o desenho esteja de acordo com o que deve ser feito e possa ser compreendido por todos os membros da equipe. Todos os eventos devem ser incluídos do início ao fim para que seja possível compreender o fluxograma.

As atividades também precisam ser conectadas corretamente usando as setas, assim, o leitor vai entender a direção e o fluxo que precisa seguir.

Com exceção da etapa final, todas as outras precisam seguir uma sequência, além disso, as outras fases voltadas para decisões precisam ter mais de um caminho, as demais devem ter apenas uma continuação.

Um fabricante de corrimão articulado deve manter os ícones com o mesmo tamanho para tornar a leitura mais fluida. Também é necessário usar cores para diferenciar cada símbolo e evidenciar que eles tratam de ações diferentes.

Outro ponto é identificar as ações usando verbos no infinitivo para que seja possível compreender o que deve ser feito.

Revisar o fluxograma

Depois de desenhá-lo, é necessário revisar para compreender as etapas e garantir que não existem atividades sem continuação. O caminho deve seguir em fases para que a equipe possa chegar até o final.

Depois de revisar o fluxograma, ele deve ser compartilhado com os outros envolvidos e se algum colaborador não conhecer a ferramenta, o gestor deve explicar como usá-la.

Uma empresa de conserto de vidro elétrico automotivo precisa estar atenta porque mesmo que o fluxograma seja muito bem pensado e revisado, no dia a dia, a equipe pode encontrar algumas inconsistências.

A ferramenta pode ser alterada de acordo com as necessidades dos profissionais e é necessário desenvolvê-la de modo que possa sofrer as alterações de maneira simples.

É fundamental mapear os processos para entender o passo a passo, entender qual é o início do fluxo e quais são as fases para chegar ao objetivo.

Na hora de elaborar o documento, é fundamental refletir sobre as atividades e criar uma lista, só assim o responsável será capaz de escolher a ferramenta certa e usar os ícones de acordo com as tarefas do início ao fim.

Um fabricante de nobreak engetron senoidal vai conectar as atividades usando setas, depois, basta apresentá-las para as diferentes áreas da empresa para que possam acompanhar.

Considerações finais

Organizar os processos que precisam ser trabalhados dentro das organizações é fundamental para garantir o fluxo das atividades e possibilitar que sejam realizadas na ordem que precisam seguir.

Isso evita atrasos e retrabalhos, além de aumentar a produtividade de todos os envolvidos. Seguindo o passo a passo mostrado no conteúdo, vai ficar mais fácil implementar a ferramenta e garantir o sucesso do trabalho em equipe.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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